Оптимизация бизнес-процессов. Отладка и оптимизация бизнеса в примерах или почему нельзя приготовить яичницу, не разбив яиц.

Этим циклом статей мы хотим проиллюстрировать некоторые типовые ситуации, которые возникают у большинства компаний на рынке. Будут показаны пути их решения, будет показано, почему стоит или не стоит решать проблемы именно так.

Итак, вы начинаете какой-то бизнес. Поначалу, возможно, – совсем небольшой. Возможно даже – вообще один работаете. Покуда работаете один и заработки невелики – вопросов особых не возникает. И все вроде бы кажется простым. И кажется, что морочиться всякими высоконаучными словами типа оптимизации бизнес-процессов – незачем и не нужно. Но стоит масштабу чуть укрупниться, пусть даже незначительно – и перед вами возникнет множество вопросов, над решением которых вы раньше не задумывались. И вот что это будут за вопросы.

Вопрос первый и, казалось бы, глупый и очевидный. А стоит ли заниматься тем, чем вы занимаетесь? У этого вопроса есть два аспекта – аспект чисто материальный и аспект человеческий. Аспект материальный, и на взгляд человека со стороны, неожиданный – насколько прибыльна Ваша деятельность? И аспект человеческий – насколько хватает Ваших сил на эту деятельность, приносит ли она вам больше плюсов или минусов?

Давайте назовем этот первый вопрос – вопросом себестоимости и прибыли. И рассмотрим. Почему очень часто неясно, насколько прибыльна деятельность в плане чисто материальном? Да потому что есть несколько различных товарно-денежных потоков с различной частотой оборота. И посчитать их довольно сложно. Пока ваш бизнес невелик – вы инстинктивно чувствуете – в кармане денег стало больше, видимо все в порядке с бизнесом. Когда бизнес разросся – часто и черт не разберет, что и где. Денег вроде и нет. А вроде зато куча товара, продать можно. Вы у банка кредиты взяли и в долгах. Но и вам должна куча фирм, кто-то завтра заплатит, кто-то в следующем году, а кто-то – никогда. За аренду заплачено на год вперед – а налоги надо завтра платить. И компьютер надо новый купить, и машину на фирму – никак без нее. Но – есть заказ от клиента и он предоплату завтра внесет. Но и вы уже предоплату поставщикам внесли большую. И сколько в итоге где – понять трудно сразу.

Как-то нового русского спрашивает школьный приятель: “слушай, ты ж в школе на двойки учился, считать вообще не умеешь – как же ты бизнес ведешь?”. “Да все просто. Покупаю за 100, продаю за 300 – с этих двух процентов и живу! ”

Чтоб не уподобляться персонажу из этого анекдота, вам рано или поздно придется налаживать у себя управленческий учет. Поначалу, возможно, просто для себя. Дальше мы на примерах покажем другие функции управленческого учета.

Как наладить управленческий учет? Очень многие начинают учет с Excel. И продолжают в Экселе даже тогда, когда пользы от такого учета уже намного меньше, чем вреда. Почему так происходит? Дело в том, что когда объемы невелики, то это действительно представляется удачной. Удобно – записал в столбик: “Серега должен мне 100 рублей и отдаст завтра, а я должен Витьку 200 рублей – и отдать надо послезавтра”. И вся автоматизация закончена, и все ясно. Но – как показано выше, с укрупнением бизнеса учесть все или хоть что-то становится на порядок сложнее. Но люди уже привыкли к Эксел, инерция мышления работает – и люди продолжают добавлять все новые и новые странички и формулы в многострадальное детище Майкрософта. Книжки по Эксел читают, макросы пишут. То есть изобретением велосипеда занимаются, тратят силы не непроизводительную деятельность.

Я видел людей, кому действительно удавалось учет в Экселе вести даже при укрупнении бизнеса. Как правило, это были бывшие или действующие айтишники. Но в целом рецепт тут один – купите или спиратьте программу для ведения бизнеса. Настройте себя сразу на то, что учет в Экселе должен уйти. Иначе в какой-то момент вы застрянете или потеряетесь в данных. Как выбрать программу для бизнеса? В настоящий момент программного обеспечения на рынке крайне много, и для человека нового определиться трудно. Давайте прикинем основные требования.

как человек я отсыпаюсь в понедельник
а остальные шесть как проклятый пашу
а тем кто думает что босс большой бездельник
я извинения конечно приношу.

Продолжение следует – to be continued

Alexander Chernykh