Тайм-менеджмент или управление временем – это процесс организации времени для максимально эффективного его использования. Это сознательный, рациональный контроль над количеством времени, затраченным на определенную деятельность, при котором специально увеличивается общая продуктивность. Тайм-менеджмент включает в себя ряд инструментов, навыков, приемов, которые используются при выполнении определенных проектов и целей, а также различные виды деятельности: постановку целей, планирование, анализ временных затрат, мониторинг и т.д.

О тайм-менеджменте как полноценной дисциплине было написано немало хороших книг, пересказывать которые нет смысла. Каждый автор преподносит свое видение проблемы и пути ее решения. В статье мы остановимся на основных понятиях эффективного планирования времени, которые и лежат в основе тайм-менеджмента по Г. Архангельскому.

Отдых. Хорошо работает тот, кто хорошо отдыхает. В смысле, качественно отдыхает, эффективно. Причем не только после работы, но и грамотно организовывает перерывы в течение трудового дня.  Ведь каждому периодически приходилось испытывать усталость и полное нежелание заниматься любимым делом, которые самым прямым образом влияют на результат. Вспомните, как вы отдыхаете в процессе работы? Вероятно, что особого распорядка у вас нет. Но стихийные перерывы не несут ничего полезного – 5 минут пообщался с коллегами, 5 минут покурил, 10 минут проверил социальные сети, еще 5 минут попил кофе. Вроде и не работал, но и не отдохнул.

Оптимальное время для отдыха – по 5 минут через каждый час работы, или 10 минут, после 1.5 часов труда.  Даже если сроки поджимают и у вас полный аврал на работе, всегда выделяйте себя положенные 5 минут. Без них вы будете уставать намного больше. Теперь о том, как правильно организовать эти 5 минут.

Постарайтесь в эти несколько минут максимально переключиться с рабочих моментов на нерабочие. Если есть возможность выйти на улицу, пройдитесь, подышите свежим воздухом. Сделайте несколько простых физических упражнений. Работаете один – пообщайтесь с коллегами, работаете с цифрами – позвоните знакомому и обсудите какую-нибудь эмоциональную тему. Важно не просто бесцельно просидеть в кресле, уставившись в монитор, а заняться делами, совершенно не связанными с работой.

Мотивация. Даже самая любимая работа время от времени напрягает и преподносит такие задания, делать которые совсем не хочется. Где найти внутренний ресурс взяться за них?

Чтобы не тратить уйму ненужного времени на, так называемое, «раскачивание», можно прибегнуть к популярному в психологии термину «якорь» - это любого рода материальная привязка, символичная с определенным эмоциональным состоянием. Чаще всего это музыка, ритуал, движение, слово, цвет. При необходимости быстро настроиться на процесс, мы включаем этот «якорь» и переходим в нужное состояние. Самый распространенный «якорь» - это музыка. Для деловой встречи с коллегами она может быть одна, для продуктивной работы над бумагами, - другой, согласно вашим предпочтениям.  Или придумайте для себя определенный ритуал, который станет внутренним сигналом для перехода с отдыха на работу – чашка кофе, планирование дел на предстоящий день.

С простыми заданиями вроде все понятно, а как быть со сложной и объемной работой? Тут можно применить метод «швейцарского сыра» - начинать работу с небольших, но самых простых и приятных частей, «выгрызать» из задания самые приятные моменты. Если вы трудитесь над большим отчетом, начните с иллюстраций и небольших абзацев, максимально понятных для вас. Со временем вы увидите, что сделали так много крупных «дыр в сыре», что «доесть» его уже совсем не сложно.

Еще одна проблема – это небольшие неприятные дела, которые постоянно откладываешь в долгий ящик – пообщаться с шефом о зарплате, вызвать ремонтника, позвонить напрягающему тебя клиенту и т.д. Проблема, которая отнимает 5 минут, откладывается так далеко, что последующее ее решение отнимает уже часы. Возьмите себе за правило каждое утро решать по одной такой проблеме, и вы увидите, что по истечению времени их станет намного меньше. Да и день пройдет лучше.

Цели. Кто не любит помечтать о несметных богатствах и вселенском признании? Каждый любит. Но только единицы могут модифицировать мечты в цели. Если есть жгучее желание воплотить задуманное в реальность, придется овладевать этой наукой самостоятельно. У любого человека, плывущего по течению, есть миллион оправданий, почему его цели не достигнуты. Но от оправданий нет пользы.

Попробуйте посмотреть на себя не на как конкретного специалиста, а как на целую корпорацию, которая включает в себя те же элементы, что и обычное «ООО». У вас есть личное стратегическое планирование – формулирование долгосрочных целей, бухгалтерия – планирование бюджета и растрат, маркетинг – анализ рынка труда. Если вам свойственно смотреть на себя как на пассивного участника жизненного процесса, такой подход помогает стать успешным человеком, отвечающим за свою жизнь.

В личном тайм-менеджменте нет строгих правил, которые обязан применять каждый. Вести или не вести ежедневник, планировать или спонтанно реагировать на вещи – дело ваше. Но то, что объединяет всех сторонников эффективного управления собственным временем – это наличие в их жизни целей, которые будут достигнуты не смотря на внешние обстоятельства .

Ищите свои «родные» цели, а не навязанные другими, например, глянцевыми стандартами жизни. Попробуйте написать эссе о том, каким вы видите свой день через 3-5 лет. Представьте его в подробностях – как начался ваш день, какие люди вас окружают, какое самое яркое впечатление дня, где вы отдыхаете, чего достигли. Даже если оно не напишется за один день, это в любом случаи поможет вам увидеть, чего вы на самом деле хотите.

Найти «родные» цели непросто, но если этого не сделать, можно всю жизни потратить не на то, и не на тех. Избавьтесь от шелухи извне, и найдите то, чем бы хотели заниматься именно вы.