Презентация. Основы подготовки и проведения презентации.

подготовка презентации

Презентация представляет собой совокупность мероприятий, направленных на представление новой фирмы, продукции или услуг на рынке. Ее смысл – обеспечить положительный прием новшеству среди аудитории.                       

Даже если дата и время презентации оговаривались заранее, обычно она будет готовиться в самый последний момент. Так уж у нас сложилось на ментальном уровне. Но при правильном подходе к проблеме создать профессиональную презентацию можно и сжатые сроки. Важно только не надеяться на импровизацию по ходу «пьесы» - завалите все мероприятие. 

Существует несколько форматов проведения презентации. Наиболее важные из них проходят на территории клиента. Это самые сложные моменты и исполнителю придется изрядно потрудиться, чтобы заинтересовать клиента и продать свои идеи. Клиента также могут позвать на свою «территорию». Чаще всего это происходит в тех случаях, когда на клиента делается большая ставка в надежде заключить новый договор. Во время проведения презентации существует определенный протокол, который иногда игнорируют во время подготовки к ней. 

Всего выделяют три основные цели проведения презентации: проинформировать клиента, убедить и развлечь. Хорошие презентации удачно совмещают все три.

Когда компания вводит на рынок или предлагает клиенту новый продукт, ее задача – доходчиво рассказать о нем.

Убеждающие выступления имеют место быть в двух случаях: когда нужно изменить сложившееся мнение аудитории или повлиять на его формирование. Исходя из целей, и будет строиться весь процесс. Для того чтобы оценить эффективность речи, ее нужно так построить, чтобы реакция была по ходу презентации.

Развлекательная цель скорее сопутствующая, чем основная. Она нужна для того, чтобы презентация не выглядела пресно, и восприятие главной идеи давалось заказчику легче. 

Порядок выступлений утверждает начальство. Если презентацию готовит рекламное агентство, то, как правило, бал открывает работающий с компанией менеджер или рекламный агент. Далее подключается креативный отдел, руководитель отдела продаж. Иногда все эти роли может брать на себя один человек. Все зависит от менеджмента внутри организации. 

Оратором лучше брать уверенного в себе сотрудника, компетентного в предмете мероприятия, с хорошей дикцией, так как он будет не только продвигать идею, но и в своем лице представлять всю компанию. Существует такое понятие как презентационный менеджер. Это профессионал, который не просто рассказывает о товаре и почему его нужно купить, а с внутренним пониманием нужд клиента влияет на его выбор. Он приводит аргументы, аналитику, тем самым грамотно его «обрабатывает». 

Важный момент любой презентации: хорошая презентация всегда строится на основе нужд, ценностей и желаний клиента. Если для заказчика приоритет – быстрая реализация его целей, менеджер всегда сделает упор на этом. Если же для него важна креативная идея, профессиональная презентация будет это отображать. Такой подход создаст у клиента ощущение, что его желания буквально угадывают, что, безусловно, повлияет на его решение в конце мероприятия. Таким навыкам придется учиться не за день или два и постоянно практиковаться.   

Избегайте шаблонных презентаций, сделанных для галочки. В них не учитываются потребности клиента, а менеджер занимает позицию: «Я рассказываю, а он пусть спрашивает». Клиенты – товарищи избалованные и любят, чтобы им уделяли внимание, а подобное безразличие их только отталкивает. Вспомните сами, как вы себя чувствуете, когда продавцу нет дела до вас и ваших вопросов о товаре.

Но есть и противоположный случай – когда менеджер ведет разговор слишком навязчиво. Он точно также не рассматривает нужды заказчика, а просто предлагает продукт самому себе. Такие «рассказчики» не любят вопросов, им важно, чтобы окружающие знали, «какой невероятный товар он тут продает».

Если подытожить все случаи – для эффективной презентации своего товара стоит всегда делать акцент на потребностях своего клиента. Их отследить нужно еще на стадии первых переговоров. 

На заметку: перед началом презентации обратите внимание на важные мелочи, чтобы не было конфузов по ходу. Стол должен быть чистым, на нем должны быть вода и стаканы, разложенные ручки, карандаши, блокноты. Рядом с каждым местом должно быть переплетенное резюме.  Диаграммы, схемы и прочие сопутствующие документы должны быть заранее разложены или расставлены по своим местам. Особое внимание уделите технике. У нее есть нехорошее свойство «глючить» или ломаться в самый неподходящий момент. Задержка в несколько минут – это поправимо, но никто не будет сидеть и ждать пока вы отремонтируете серьезную поломку. 

Все современные презентации проходят с использование различных технических помощников – видеопроектора и ноутбука или экрана с подготовленной электронной версией материала, который должен быть правильно поданный:

  • Текст презентации должен быть кратким. Никаких длинных и сложных для восприятия предложений. Больше наглядных примеров – диаграмм, таблиц, графиков.
  • Если есть перечисление, формулируйте каждую фразу емко, по существу и без воды.
  • Если есть формула, не проговаривайте ее. Клиент сам прочтет.
  • Оптимальное время смены слайдов – 1-2 минуты, но на ключевых страницах можно задержаться и дольше.
  • На важных графических нюансах (что в таблице означают строки, а что столбцы) надо сделать уточнение.
  • Используйте соответствующие программы для подготовки презентаций - MS PowerPoint, на худой конец MS Word. Если общаетесь с солидной публикой, не используйте дешевую анимацию и прочие ненужные украшения. 

Если событие проходит в офисе клиента или на нейтральной территории, заранее уточните все технические моменты – какие размеры помещения, как лучше расставить мебель, как падает свет. От этого будет зависеть построение всего процесса. Помните, что презентация на час и на 10 минут – это не одно и тоже. И второе не является укороченным вариантом первого, а представляет собой отдельное мероприятие.

+1
+36
-1

Информация об авторе

/
(Все статьи автора)

Дипломированный и практикующий журналист, автор статей о рекламном бизнесе, межличностных отношениях, психологии.

Добавить комментарий